Scenario planning: in 9 stappen naar de toekomst
In het vorige blog beschreven waarom scenario planning kan helpen bij het vormen van de strategie. In dit blog staan we stil bij de stappen die je doorloopt om tot een scenarioplanning te komen.
Scenarioplanning stap voor stap
Om tot de scenario’s te komen doorloop je de volgende stappen:
- Stel een scope (inhoudelijke afbakening) en horizon (termijn of tijd) vast
Waarvoor wil je scenario’s ontwikkelen? De omvang van de SEH over 5 jaar vanaf nu? De rol van de huisartsenpraktijk in de regio Holland-Midden over 10 jaar? Ziekenhuis digitaal over 3 jaar?
- Verzamel de relevante trends
Uiteraard afhankelijk van de scope zoek je naar de relevante trends (de dimensies uit de vertrouwde DESTEP-analyse bieden een handige structuur). Stap hier uit je comfort zone en onderzoek juist de domeinen waar je minder affiniteit mee hebt (als individu of als organisatie). Tegelijkertijd: probeer wel relevant te blijven met je bevindingen. Hier start ook het groepsproces, verdeel de groep in teams, ga op onderzoek uit en koppel aan elkaar terug. Voer hier al het gesprek over waarom deze trends.
- Vaststellen van de impact en onzekerheid
Maak een inschatting van de impact van de trends op je onderzoeksonderwerp (kwalitatief, bijvoorbeeld op een 5-punts schaal) en geef aan hoe groot de onzekerheid is over het wel of niet optreden van de trend.
- Selecteer de twee belangrijkste onzekerheden (de kernonzekerheden)
Mocht de keuze lastig zijn: geen nood. Je kunt onderstaande stappen in een aantal cylci doorlopen. Bedenk wel dat je een afweging maakt tussen de extra te leveren inspanning en de extra inzichten die je hoopt op te doen.
- Opstellen van raamwerk: de uitersten.
Definieer voor de 2 belangrijkste onzekerheden de uitersten die kunnen optreden aan de horizon. Hoe scherper geformuleerd hoe waardevoller. Nuance levert, zeker in eerste instantie, weinig op. Ga los!
- Confronteer de uitersten van de 2 kernonzekerheden met elkaar.
Je hebt nu 2 kernonzekerheden (dimensies) met ieder 2 uitersten. Dat levert 4 combinaties op. Geef elk van de cellen uit deze 2 bij 2 matrix een beschrijvende en relevante naam.
- Beschrijf de scenario’s
En nu mag je los. Denk vrij: hoe ziet een scenario er uit dat gedefinieerd wordt door uitersten op de door jou gekozen kernonzekerheden? De grootste hobbel in deze stap wordt gevormd door de beperkingen die je jezelf oplegt door teveel te denken vanuit de huidige situatie. Schets die paradijselijke of dystopische wereld.
- Vaststellen van de strategische opties per wereld
Schets de manier waarop je vanuit je vraagstelling zou reageren binnen de kaders van elk van de 4 werelden die je net beschreven hebt. Welke strategische keuzes zou je maken?
- Definieer Early Warning Indicators
We hebben geen toekomstvoorspelling gedaan maar slechts 4 scenario’s bedacht voor de toekomst incl de gewenste strategische respons daar op. Voor elk scenario definieer je nu indicatoren die je waarschuwen voor de ontwikkeling in de richting van 1 van de 4 scenario’s zodat je geïdentificeerde strategische opties tijdig kunt lichten.
Fun, fun, fun
Mijn opsomming is droog en doet de methode echt te kort. Het is fun om met scenario planning aan de slag te gaan. Maar bedenk: het is geen toekomst voorspelling. De methode helpt je om je denken op te rekken zodat je beter voorbereid bent op het onvoorspelbare.
Digitalisering dendert met zevenmijlslaarzen de zorg binnen. Het levert u vele nieuwe mogelijkheden. Maar welke actie of reactie is passend en kansrijk? Scenario planning helpt om daar greep op te krijgen. En ik help graag in de reis om het beeld op de toekomst te ontwikkelen en passende antwoorden te definiëren.
