De 7 must haves van een goed EPD-plan in post-crisis tijden
Nu we in stabieler vaarwater terecht zijn gekomen wat betreft COVID-19 is het verleidelijk om van de zomer te gaan genieten. Sterker, het is uitermate belangrijk om dit te doen en de accu op te laden. Al was het maar om de voorbereidingen voor 2021 met frisse en creatieve blik tegemoet te treden. In september/oktober dienen de plannen voor volgend jaar voor besluitvorming te worden aangeboden
Een van de geleerde lessen van de Covid-19 periode die in mijn achterhoofd nadreunt is dat toekomstige plannen dusdanig flexibel zullen moeten zijn zodat je voldoende ruimte overhoudt om tijdig bij te kunnen sturen. Een plan op hoofdlijnen dus. Maar hoe pak je dit dan aan? En hoe realiseer je je plan op hoofdlijnen zonder de cruciale details over het hoofd te zien?
Volgens mij zijn dit de 7 must haves van een goed plan:
1. Optimalisatie van het gebruik
Klinkt gek om met dit punt te beginnen, maar dit vormt wel de basis voor het beheer, verdere doorontwikkeling en innovatie. De UX kwaliteit van de EPD’s is niet erg hoog te noemen en levert in de praktijk nogal eens een worsteling op met het dagelijks werken in het EPD. Uiteraard vindt iedereen uiteindelijk wel zijn weg, maar is dit ook de juiste? En wat zijn de consequenties daarvan voor de registratie maar bovenal voor de acceptatie van het EPD (door zorgverleners en patiënten)? toetsingskader voor vernieuwingsvoorstellen en is de kans groot dat een idee alleen getoetst wordt op de terugverdientijd.
2. Inventarisatie van alle wensen
Open deur? Volmondig: ‘Ja’. Daardoor niet nodig? Nee. Want is er echt een totaaloverzicht van alle wensen? En welke nieuwe gezichtspunten heeft de crisis opgeleverd. Heb je scherp hoe je de wensen van je gebruikers in kaart brengt?
3. Releasekalender van de leverancier
Wanneer is welke update en release gepland om te worden vrijgegeven? Welke geplande wijzigingen gaan de organisatie echt helpen? Wat moet en wat mag?
4. Toetsing aan strategische kaders en toegevoegde waarde
Hoe vertaalt de strategie zich in activiteiten op gebied van verbeteringen en functionele uitbreiding van het EPD? Wat moet eerst (zeker ook in het licht van de opgedane ervaringen van de recente crisis)? Waar behalen we de grootste toegevoegde waarde in het praktische gebruik?
5. Actualisering van verantwoordelijkheden
Het EPD is niet van IT! Een cliché maar “de business” heeft toch echt het grootste belang bij een goed functionerend systeem. Maak afspraken over eigenaarschap waarbij het grote voordelen heeft als de procesverantwoordelijke ook verantwoordelijkheid neemt voor optimalisatie en verandering van dat deel van het EPD.
6. Concrete en meetbare wijzigingen
Wanneer zijn de wijzigingen succesvol? Wat (en wie) bepaalt wanneer de optimalisatie is geslaagd? Hoe bepaal je of je wendbaar genoeg bent (geweest)? Niet alles kan gerealiseerd worden, des te belangrijker dat er transparantie is over de gerealiseerde optimalisaties en hun toegevoegde waarde.
7. Ruimte voor innovatie
Innovatie is van levensbelang; vaak is er geen gebrek aan innovatieve ideeën en initiatieven in een organisatie; eerder een overschot. Hoe zorg je ervoor dat je van uitdaging naar idee en oplossing komt? En, hoe breng je focus en samenhang aan zonder dat het ten koste gaat van de informatiestrategie.
Flexibel en op hoofdlijnen dus! Kijkend naar de must haves betekent dit ook iets voor de ‘way of working’; ook die moet de gewenste flexibiliteit bieden. De afgelopen periode heeft volgens mij laten zien dat we, in onze response op een gezamenlijke vijand, de gelederen hebben gesloten en focus hebben aangebracht. Een plan dat flexibiliteit biedt gekoppeld aan de nieuw aangeleerde werkwijze is cruciaal om de uitdagingen van 2021 tegemoet te treden.
