Home > Haal meer uit je EPD, begin bij je gebruikers!
Het EPD is net live gegaan of is inmiddels een gemeengoed geworden. In beide gevallen hebben de eindgebruikers de noodzakelijke training gehad en kan er vol gefocust worden op optimalisaties en innovaties. Maar is dat echt zo? Zien we in werkelijkheid niet dat het EPD als lastig werkbaar (User experience) wordt ervaren? En dat daardoor ook registraties niet volledig zijn (zowel zorg als financieel gerelateerd). En als gevolg daarvan we dus ook niet gemakkelijk (her)gebruik kunnen maken van de ingevoerde data. O ja: er ontstaat ook nog eens hogere druk op support door gebruikersvragen. En uiteindelijk zoeken we dan onze toevlucht in andere tooling (excel, nieuwe apps). Met andere woorden: we halen blijkbaar nog niet alles uit ons EPD!
Maar hoe kan het dan dat we niet alles uit ons EPD halen? Mijns inziens start het bij het verbeteren van het werken met het EPD. Maar daarvoor moeten wel een aantal zaken goed geregeld zijn.
Allereerst is het logisch dat de basisfunctionaliteit werkt, dat iedereen de basistraining volgt of gevolgd heeft, dat processen en EPD bij elkaar passen (althans in het ontwerp), dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar is er genoeg opleiding beschikbaar, is er ook tijd voor om de opleiding te volgen; is er voldoende ruimte om met geleerde aan de slag te gaan maar vooral ook om te reflecteren op wat beter of handiger kan: zijn alle beschikbare functionaliteiten goed genoeg bekend en kan eenvoudig hulp gegeven worden bij het gebruik?
Het lijkt dus bijna laaghangend fruit, maar hoe kan je dat dan bereiken? Hierbij een aantal tips voor het verbeteren van het gebruik van het EPD:
Om dit in praktijk om te zetten kan je gebruik maken van diverse tools en methoden. Zo is er het stagegate model; dit is een projectmanagement methodiek, maar elementen zoals het opstellen van fases plus bijbehorende gates waarbij vooraf doel, resultaat en criteria bepaald zijn, kunnen worden ingezet voor het EPD-groeimodel (in te zetten voor tip 1 t/m 6). Uiteraard kunnen de diverse journey’s (patiënt/dokter/verpleegkundige/etc) ingezet worden om de ervaringen te koppelen aan de beleving van de doelgroepen (in te zetten voor tip 3 t/m 5). En voor de snelle start kan je gebruik maken van een dedicated optimalisatieteam dat op een gecoördineerde en projectmatige manier de organisatie ingaat om het gebruik van het EPD verder te verbeteren (in te zetten voor tip 1, 3 & 5).
Samenvattend: zie het verbeteren van het gebruik van het EPD niet als een eenmalige exercitie, maar besteed er blijvend aandacht aan en maak het onderdeel van de bedrijfsvoering.
Meer weten over de aanpak voor het verbeteren van het EPD-gebruik neem dan contact op met Migchel Dirksen.