Haal meer uit je EPD, begin bij je gebruikers!
Het EPD is net live gegaan of is inmiddels een gemeengoed geworden. In beide gevallen hebben de eindgebruikers de noodzakelijke training gehad en kan er vol gefocust worden op optimalisaties en innovaties. Maar is dat echt zo? Zien we in werkelijkheid niet dat het EPD als lastig werkbaar (User experience) wordt ervaren? En dat daardoor ook registraties niet volledig zijn (zowel zorg als financieel gerelateerd). En als gevolg daarvan we dus ook niet gemakkelijk (her)gebruik kunnen maken van de ingevoerde data. O ja: er ontstaat ook nog eens hogere druk op support door gebruikersvragen. En uiteindelijk zoeken we dan onze toevlucht in andere tooling (excel, nieuwe apps). Met andere woorden: we halen blijkbaar nog niet alles uit ons EPD!
Maar hoe kan het dan dat we niet alles uit ons EPD halen? Mijns inziens start het bij het verbeteren van het werken met het EPD. Maar daarvoor moeten wel een aantal zaken goed geregeld zijn.
Allereerst is het logisch dat de basisfunctionaliteit werkt, dat iedereen de basistraining volgt of gevolgd heeft, dat processen en EPD bij elkaar passen (althans in het ontwerp), dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar is er genoeg opleiding beschikbaar, is er ook tijd voor om de opleiding te volgen; is er voldoende ruimte om met geleerde aan de slag te gaan maar vooral ook om te reflecteren op wat beter of handiger kan: zijn alle beschikbare functionaliteiten goed genoeg bekend en kan eenvoudig hulp gegeven worden bij het gebruik?
Het lijkt dus bijna laaghangend fruit, maar hoe kan je dat dan bereiken? Hierbij een aantal tips voor het verbeteren van het gebruik van het EPD:
- Biedt extra opleiding aan, bij voorkeur via 1-op-1 sessies waarbij direct tips & tricks gegeven worden over het gebruik van het EPD.
- Bouw een feedback loop in waarin ruimte is voor feedback op het gebruik en deel inzichten zoveel mogelijk met andere gebruikers.
- Maak de gehele workflow inzichtelijk voor de verschillende disciplines, vaak is het niet inzichtelijk wat de consequenties zijn van een handeling voor de opvolgers in de keten.
- Creëer een cultuur van aanspreken op gedrag met betrekking tot het juist registreren in het EPD. Registreren is voor weinig van ons een hobby. Tegelijkertijd als één collega worstelt met het registreren heeft iedereen daar last van. Voor je het weet zit je in een negatieve spiraal. Zorg er dus voor dat professionals zich vrij voelen om elkaar feedback te geven.
- Voor ‘all of the above’: doe dit fact-based! Gebruik de data uit het EPD voor het verbeteren van het gebruik van het EPD. En ja, daar moet je op de juiste manier mee omgaan, maar uiteindelijk speelt data een belangrijke rol in het bieden van hulp t.b.v. de juiste registratie.
- Zie ook het gebruik van het EPD als groeimodel en stel ook een bijbehorend plan op. Creëer in het model fases met concrete meetbare doelstellingen die behaald moeten worden voordat wordt overgegaan naar een volgende fase. De aanpak verschilt per fase, zo zal in de eerste fase (het basisniveau) veel aandacht zijn voor opleiding terwijl in latere fasen meer gebruik wordt gemaakt van afdelingsgrenzen overschrijdende dialoog.
Om dit in praktijk om te zetten kan je gebruik maken van diverse tools en methoden. Zo is er het stagegate model; dit is een projectmanagement methodiek, maar elementen zoals het opstellen van fases plus bijbehorende gates waarbij vooraf doel, resultaat en criteria bepaald zijn, kunnen worden ingezet voor het EPD-groeimodel (in te zetten voor tip 1 t/m 6). Uiteraard kunnen de diverse journey’s (patiënt/dokter/verpleegkundige/etc) ingezet worden om de ervaringen te koppelen aan de beleving van de doelgroepen (in te zetten voor tip 3 t/m 5). En voor de snelle start kan je gebruik maken van een dedicated optimalisatieteam dat op een gecoördineerde en projectmatige manier de organisatie ingaat om het gebruik van het EPD verder te verbeteren (in te zetten voor tip 1, 3 & 5).
Samenvattend: zie het verbeteren van het gebruik van het EPD niet als een eenmalige exercitie, maar besteed er blijvend aandacht aan en maak het onderdeel van de bedrijfsvoering.
Meer weten over de aanpak voor het verbeteren van het EPD-gebruik neem dan contact op met Migchel Dirksen.
