Met een nieuwe werkwijze naar slagvaardige zorg-ICT
Flexibel en wendbaar zijn als organisatie of afdeling, wie wil dat nu niet. Je bent innovatief, je kunt anticiperen op je omgeving, de strategie wordt uitgevoerd, de applicaties draaien als een zonnetje en eindgebruikers zijn tevreden. Maar de praktijk is weerbarstiger: er is geen heldere prioritering van gewenste veranderingen, verzoeken komen zowel bovenlangs als van de zijkant. Verschillende groepen eindgebruikers hebben verschillende belangen en zijn veelal (nog) niet georganiseerd. En doordat de capaciteit gelimiteerd is wordt er maar in beperkte mate een bijdrage geleverd aan de strategische agenda, want ook de dagelijkse ondersteuning doet een fors beslag op de beschikbare capaciteit.
Wendbaar kun je pas worden als je de beschikbare capaciteit op de juiste manier inzet. Zowel voor dagelijkse ondersteuning, changes als projecten. Het zal niet direct alle problemen oplossen, maar je zorgt er wel voor dat je inspeelt op de zaken die op dat moment het meeste waarde toevoegen aan de organisatie.
Maar wat heb je dan nodig om flexibel en wendbaar te zijn:
Creëer een proces van strategie naar operatie en terug
Het is van belang dat er een eenduidig werkwijze is van strategisch naar tactisch en naar operationeel niveau. Dit is meetbaar op de waardestroom en de resultaten zijn terug te herleiden naar de strategie. De dagkoers mag immers niet allesbepalend zijn in de inzet van de beschikbare capaciteit.
Dwing een standaard change management proces
Zet een systematiek op voor het beheer van gewenste wijzigingen inclusief werkwijze voor prioriteitsstelling. Dus geen achterdeurtjes of hot-lines.
Voor het draagvlak en het creëren van focus is een transparant en traceerbaar proces key!
Creëer een dynamisch proces voor capaciteitstoewijzing
Dagelijkse ondersteuning, changes, projecten: ze vragen allemaal om tijd en capaciteit. Bepaal en maak transparant hoe de capaciteit verdeeld wordt. Hard toewijzen van capaciteit kan, maar levert tegelijkertijd ook weer beperkingen op. Liever werken met onder- en bovengrenzen qua inzet van capaciteit en vooral duidelijk maken hoe de verdeling er de komende tijd uitziet.
Creëer een ritmiek voor meetbaar resultaat
Werk kort cyclisch, stel doelen, experimenteer, realiseer en leer. Ondanks dat of juist omdat we wendbaar zijn hebben we hier een vast ritme voor zodat zowel voor leverancier als klant helder is wanneer iets wordt opgeleverd. En dát er iets wordt opgeleverd.
Creëer effectieve teams met duidelijk aanspreekpunt en mandaat
Teams realiseren doelen! Het team is daarmee de centrale bouwsteen van de organisatie. Het team is in de lead en bepaalt op basis van de gegeven richting wat men moet doen om het doel te bereiken en hoe men dit gaat doen. Elk team wordt zo samengesteld dat alle expertise aan boord is om het doel zelfstandig te bereiken.
Zorg dat er een feedbackloop op proces en resultaten is ingericht
Belangrijk is dat je een lerende organisatie wordt; het kort cyclisch werken biedt de mogelijkheid om ook de mogelijkheid om te evalueren; wanneer dit wordt geborgd in de ritmiek kan een team of organisatie snel leren en bijsturen. Zowel op inhoud als teamdynamiek.
Mijn stelling en ervaring is dat je slagvaardiger wordt door je way-of-working aan te passen, verantwoordelijkheden op het juiste niveau te beleggen en door te leren van opgedane ervaringen.
In een serie aan blogs gaan wij verder in op hoe je een wendbare organisatie creëert, wat je daarvoor nodig hebt en hoe het aan te pakken.
Voor meer informatie over de way-of-working neem contact op met Migchel Dirksen (Pragus) en Herwin Stegeman (Heroes Corp).
